DOCUMENTOS LEGISLATIVOS: Vereadores aprovam projeto de gestão

Antonio Claudio Bontorim
LIMEIRA
claudio.bontorim@tribunadelimeira.com.br

A Câmara de Limeira já tem uma definição do que fazer com documentos de arquivo do Poder Legislativo Municipal. É que o PR (Projeto de Resolução) Nº 30/2023, da Mesa Diretora, que trata sobre os documentos de arquivo e sua gestão, foi aprovado de forma unânime na sessão ordinária da última segunda-feira, 17. É o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos – Atividades Meio e Fim, que define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo. Assim que a notifica foi divulgada, a Tribuna de Limeira questionou a Casa sobre os riscos de descarte de documentos históricos.
Segundo o Departamento de Registro, Arquivos e Documentos esse risco não existe, pois “todos os documentos considerados com valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados, sendo considerados documentos permanentes”, revelou o departamento, através de nota do Núcleo de Imprensa da Casa. A proposta aprovada estabelece parâmetros para a guarda permanente de documentos e para a eliminação daqueles de guarda temporária. “O projeto traz ainda as atribuições da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo”, lembrou a nota, que prosseguiu: “será feita a avaliação documental conduzida pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo e todos eles passarão pela avaliação documental”.

CRITÉRIOS
Na justificativa do projeto aprovado, a Mesa Diretora informou que a tarefa de promover a gestão dos documentos de arquivo e de assegurar o acesso às informações neles contidas são estabelecidas pela Constituição Federal, e que cabe ao próprio Poder Legislativo a definição dos critérios de organização do Arquivo da Câmara. E essa definição de critérios, conforme os parlamentares, é que vai reduzir o número de documentos acumulados nos arquivos do Legislativo ao essencial, sem causar prejuízo à proteção dos processos legislativos, atos administrativos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional.
Ao responder os questionamentos da Tribuna, o Departamento de Registro, Arquivos e Documentos trouxe a seguinte classificação, para definição do documentos. Os documentos correntes são aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados; os intermediários são aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que os tenham produzido, recebido ou acumulado e, finalmente, os documentos permanentes, que são aqueles com valor histórico probatório e informativo e que devem ser definitivamente preservados. “O projeto será, agora, publicado no JOM (Jornal Oficial do Município)”, finalizou a nota.